Einträge per Hand ins Kassenbuch sind nur für Bargeldentnahmen und Kassenschnitt notwendig.

1. kleinere Einkäufe (z.B. Briefmarken):
   1. RP Berlin-Mitte: Mit dem Geld aus der Bargeldkasse zahlen, Beleg abheften, Betrag mit Minus-Zeichen davor ins Kassenbuch eingeben. Belege gesammelt am Ende des Monats ins Rechnungsfach im Büro Mitte legen
   2. Alle anderen RPs: Alle Einkäufe, auch von z.B. Traubenzucker, laufen ausschließlich über bestellung@bcrt.de. Nur bei Notfällen sollen Materialien über die Bargeldkasse gekauft werden.
2. größere Einkäufe bzw. nicht genug Bargeld: Auslage durch Mitarbeiter, KEIN Austrag im Kassenbuch nötig. Bitte Formular¹⁾ zur Erstattung komplett ausfüllen, Beleg dazulegen und an buchhaltung@bcrt.de mailen.
3. Geldtransit: Einzahlung auf Konto über Automat; dafür den Begriff „Geldtransit bar“ eintragen oder auswählen, als Wert Betrag mit Minus-Zeichen davor eingeben.

Für die Standardvorgänge haben wir bereits die Werte „Kassenschnitt - EC“, „Kassenschnitt - KK“ und „Geldtransit bar“ hinterlegt. Verwendet bitte diese, anstatt sie von Hand einzutippen. Dafür doppelt auf das Textfeld klicken, oder mit dem Cursor im Feld nach unten Pfeiltaste drücken, dann öffnet sich eine Liste. Die ID des Geräts bitte mit Klammer und einem Leerzeichen davor eingeben: „Kassenschnitt - EC (ID: XXX)“.

Das hat den Hintergrund, dass beim Eintrag dieser Spezialbegriffe eine andere Kontonummer in der Buchhaltung hinterlegt wird und im Steuerbüro die Buchung automatisch vorgenommen werden kann.

Für den Eintrag des Kassenschnitts zunächst den Kassenschnitt am EC-Gerät vornehmen, dann nacheinander 2 Einträge verfassen:

• Feld 1 (Datum): wird automatisch gefüllt
• Feld 2 (Text):
  • 1. Eintrag Kassenschnitt - EC (ID: XXX)²⁾ eingeben
  • 2. Eintrag Kassenschnitt – KK (ID: XXX) (d.h. alle Kreditkartenzahlungen (Visa, MasterCard etc.) zusammenrechnen und hier eintragen)
• Feld 3 (): den jeweiligen Betrag mit „-“ davor eintragen
• Feld 3 (Kurzzeichen): eigenes Kürzel eintragen
• Auf Knopf „Eintragen“ rechts neben dem Feld „Kurzzeichen“ drücken

Die Kassenschnitte werden nach dem folgenden Muster geschrieben:
1.) Kassenschnitt - EC (ID: XXX) Betrag: - XXXX, YY Kürzel: XY 2.) Kassenschnitt – KK (ID: XXX) Betrag: - XXXX, YY Kürzel: XY
Danach wird der Barbestand im letzten Eintrag erfasst. Sollte das nicht funktionieren, schreibe bitte eine Mail an buchhaltung@bcrt.de zusammen mit der Info, ob die Barkasse stimmt.

Folgender Kassenschnitt wurde ausgedruckt:

EC-Summe/Girocard: 2748€
Kreditkartensumme: 3949€³⁾
1.) Kassenschnitt – EC (ID:041) Betrag: -2748,00 Kürzel: me 2.) Kassenschnitt – KK (ID:041) Betrag: -3949,00 Kürzel: me Eintragen anklicken und Barbestand wie gehabt erfassen.

Sieht dann die nächste Zeile so aus habt ihr alles richtig gemacht und könnt den Dienst beenden, wenn die Praxis ordentlich ist:

Bei Unklarheiten und Fehlern meldet euch bitte an buchhaltung@bcrt.de.

Wenn der Kassenschnitt - KK richtig eingetragen wurde (unbedingt auf die richtige Schreibweise des Wortes „Kassenschnitt - KK“ achten) geht ein neuer Reiter auf. Hier sollt ihr nun den von euch gezählten Bargeldbestand, der aktuell in der Kasse der Reisepraxis liegt, eintragen.

Hier die gezählte Bargeldsumme in das Feld Betrag eintragen; in das Feld Kürzel eure Initialen/Kürzel. Wenn der Eintrag fertig ist, auf den Knopf Eintragen klicken - es erscheint das folgende Fenster:


Nun in diesem Fenster auf das grüne zurück unten rechts in der Ecke klicken. Hier kommt ihr zurück in das Kassenbuch und könnt kontrollieren, ob Soll-Wert ⁴⁾und Ist-Wert⁵⁾ übereinstimmen.

Hier könnt ihr sehen, ob es am Tag einen Fehler bei der Abrechnung gab.


Wenn das Bargeldfenster nicht aufgeht oder der Eintrag darin falsch ist/nicht gespeichert wurde, AUF KEINEN FALL EIGENTSTÄNDIG EINEN WEITEREN EINTRAG MACHEN! Dieses Feld ist nur zu unserer Fehlersuche da. Es kann nicht "korrigiert" werden. Sendet einfach eine kurze Mail mit dem tatsächlichen Bestand und gut ist. Hauptsache, der Kassenschnitt ist eingetragen!

Hier ein paar häufige Fragen und die dazu passenden Antworten:

Das Kassenbuch ist eine sehr genaue Angelegenheit, die wir an das Steuerbüro und im Zweifel auch an das Finanzamt geben müssen. Entsprechend muss es ganz korrekt sein. Ein Kassenbuch ist quasi vergleichbar mit einer realen Bargeldkassette, in der Geld hineingeht (durch Rechnungen belegt) und Geld wieder hinausgeht (z.B. durch Kassenschnitt direkt auf das Konto). Das heißt, ein Kassenbuch kann nie im Negativbereich sein - man kann nicht mehr Geld herausnehmen, als darin liegt.

Das heißt, solltet ihr einen Kassenschnitt haben, der größer ist als der aktuelle Bestand, z.B. weil das Rechnungserstellen dank Internetausfall nicht funktioniert hat, ihr aber die Leistungen kassiert habt⁸⁾ kann dieser nicht in das Kassenbuch eingetragen werden. Wenn ihr es versucht, sollte eine Fehlermeldung kommen:

Keine Sorge, das ist korrekt - sendet einfach einen Scan des Kassenschnitts an buchhaltung@bcrt.de mit einer kleinen Info, was los war. Die Kollegen von der Buchhaltung kümmern uns um alles weitere.

In eigener Sache: Wenn etwas schief gelaufen ist, versucht nicht, es irgendwie selbst zu lösen, sondern gebt ruhig in Berlin Bescheid. Wir kümmern uns darum! Außerdem: wenn ihr eine Mail schreibt, versucht bitte genau zu sein: handelt es sich um den Bargeldeintrag oder den Kassenschnitteintrag? Das macht es für die Kassenbuchbeauftragten viel einfacher. Danke!