Geballtes Wissen

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====== Wissenswertes zum Kassenbuch ======

Einträge per Hand ins Kassenbuch sind nur für Bargeldentnahmen und Kassenschnitt notwendig.\\ 
  - //kleinere Einkäufe// (z.B. Briefmarken): 
     - **RP Berlin-Mitte:** Mit dem Geld aus der Bargeldkasse zahlen, Beleg abheften, Betrag mit **Minus-Zeichen** davor ins Kassenbuch eingeben. Belege gesammelt am Ende des Monats ins Rechnungsfach im Büro Mitte legen
     - **Alle anderen RPs:** Alle Einkäufe, auch von z.B. Traubenzucker, laufen ausschließlich über [[bestellung@bcrt.de|bestellung@bcrt.de]]. //Nur bei Notfällen// sollen Materialien über die Bargeldkasse gekauft werden.
  - //größere Einkäufe bzw. nicht genug Bargeld//: Auslage durch Mitarbeiter, KEIN Austrag im Kassenbuch nötig. Bitte **Formular**((für {{ :auslageerstattung_bcrt_reisepraxis_gmbh.doc |alle anderen Standorte}} bzw.für die {{ :auslageerstattung_reisepraxis_koeln.doc |Reisepraxis Köln}})) zur Erstattung **komplett** ausfüllen, **Beleg** dazulegen und an [[mailto:buchhaltung@bcrt.de|buchhaltung@bcrt.de]] mailen.
  - //Geldtransit//: Einzahlung auf Konto über Automat; dafür den Begriff **"Geldtransit bar"** eintragen oder auswählen, als Wert Betrag mit **Minus-Zeichen** davor eingeben.

<WRAP center round important 60%>
**ACHTUNG: Nur Zahlen, Minuszeichen und Kommas ins Feld "Betrag" eintragen.** \\ __Keine__ Punkte, Leerzeichen oder €-Symbole, Buchstaben
</WRAP>


Für die //**Standardvorgänge**// haben wir bereits die Werte „**Kassenschnitt - EC**“, „**Kassenschnitt - KK**“  und „**Geldtransit bar**“ hinterlegt. Verwendet bitte diese, anstatt sie von Hand einzutippen. Dafür doppelt auf das Textfeld klicken, oder mit dem Cursor im Feld nach unten Pfeiltaste drücken, dann öffnet sich eine Liste. Die ID des Geräts bitte mit Klammer und einem Leerzeichen davor eingeben: **"Kassenschnitt - EC (ID: XXX)"**. \\ 

{{:wawi:03_kassenbuch:screenshot_kassenbuch.jpg?200|}}

Das hat den Hintergrund, dass beim Eintrag dieser Spezialbegriffe eine andere Kontonummer in der Buchhaltung hinterlegt wird und im Steuerbüro die Buchung automatisch vorgenommen werden kann.

===== Kassenschnitt =====
<WRAP center round important 60%>
**Achtung**: ab 01.07.2024 geben wir pro EC-Gerät **2** Kassenschnitte ein - EC-Teil und Kreditkartenteil
</WRAP>

==== Kurzerklärung ====
Für den Eintrag des Kassenschnitts zunächst den [[reisepraxis:technische_geraete:01_ec-geraet:faq#kassenschnitt|Kassenschnitt am EC-Gerät]] vornehmen, dann nacheinander 2 Einträge verfassen: 
  * Feld 1 <html> <span style="color:darkgreen">(Datum)</span></html>: wird automatisch gefüllt
  * Feld 2 (<html><span style="color:blue">Text</span></html>): 
    * 1. Eintrag <html><span style="color:red"><i>Kassenschnitt - EC (ID: XXX)</i></span></html>(("Kassenschnitt" unbedingt richtig schreiben)) eingeben 
    * 2. Eintrag <html><span style="color:DodgerBlue"><i>Kassenschnitt – KK (ID: XXX)</i></span></html> (d.h. alle Kreditkartenzahlungen (Visa, MasterCard etc.) zusammenrechnen und hier eintragen)
  *Feld 3 (<html><span style="color:darkred"Betrag</span></html>): den jeweiligen Betrag mit "-" davor eintragen 
  *Feld 3 <html><span style="color:orange">(Kurzzeichen)</span></html>: eigenes Kürzel eintragen
  *Auf Knopf "Eintragen" rechts neben dem Feld "Kurzzeichen" drücken
{{:kassenbucheintrag_EC.png?direct&600 |So muss das korrekt aussehen}}
{{:kassenbucheintrag_KK.png?direct&600 |So muss das korrekt aussehen}}\\
{{ :beleg_kassenschnitt.jpg?direct&150 |Der EC-Kassenschnittbeleg}}\\



==== Ausführliche Erklärung ====
Die Kassenschnitte werden nach dem folgenden Muster geschrieben:\\
1.)	Kassenschnitt - EC (ID: XXX) 	     Betrag: - XXXX, YY		Kürzel: XY
{{ :kassenschnitt-ec_eintrag.jpg?direct&600 |Muster Kassenschnitt EC Eintrag}}
2.)	Kassenschnitt – KK (ID: XXX) 	     Betrag: - XXXX, YY		Kürzel: XY\\
{{ :kassenschnitt-kk_eintrag.jpg?direct&600 |Muster Kassenschnitt KK Eintrag}}
Danach wird der Barbestand im letzten Eintrag erfasst. Sollte das nicht funktionieren, schreibe bitte eine Mail an [[buchhaltung@bcrt.de|buchhaltung@bcrt.de]] zusammen mit der Info, ob die Barkasse stimmt. 
   
   
==== Hier ein reelles Beispiel: Kassenschnitte eintragen ====
\\
Folgender Kassenschnitt wurde ausgedruckt:\\
  
<html><span style="color:red">EC-Summe/Girocard: 2748€</span></html>\\
<html><span style="color:DodgerBlue">Kreditkartensumme: 3949€</span></html>((Hierbei werden alle Kreditkartenzahlungen (VISA/Mastercard/etc.) zusammengefasst))\\ 
1.)	Kassenschnitt – EC (ID:041)	Betrag: -2748,00		Kürzel: me
{{ :kassenschnitt-ec_eintrag_bsp.jpg?direct&600 |Eintrag Kassenschnitt EC konkretes Bsp}}
2.)	Kassenschnitt – KK (ID:041)	Betrag: -3949,00		Kürzel: me 
{{ :kassenschnitt-kk_eintrag_bsp.jpg?direct&600 |Eintrag Kassenschnitt KK konkretes Bsp}}
Eintragen anklicken und [[wawi:03_kassenbuch:allgemeines_kassenbuch#eintrag_des_bargeldbestands|Barbestand]] wie gehabt erfassen. 
 
Sieht dann die nächste Zeile so aus habt ihr alles richtig gemacht und könnt den Dienst beenden, wenn die Praxis ordentlich ist: {{:kassenschnitt_korrekter_eintrag_nach_bargeld.jpg?direct&600|}} 
 
Bei Unklarheiten und Fehlern meldet euch bitte an [[mailto:buchhaltung@bcrt.de|buchhaltung@bcrt.de]]. 



<ifauth @wiki-admin || @wiki-buchhaltung>
==== Korrekturvorlage für Buchhaltung ====
\\
-> Beim falschen Eintrag des Kassenschnitts nach dem alten Schema.\\
-> Eintrag im Kassenbuch: „//Kassenschnitt nach altem Schema eingetragen. Nun korrekt ausgetragen//.“
  * Gesamtbetrag wieder einpflegen
  * Sauber EC und KK getrennt voneinander eintragen: 
  * Kassenschnitt - EC (ID: XXX) 	     Betrag: - XXXX, YY		Kürzel: XY
  * Kassenschnitt – KK (ID: XXX) 	     Betrag: - XXXX, YY		Kürzel: XY
  * Danach Barbestand eintragen 
</ifauth>

===== Eintrag des Bargeldbestands =====
Wenn der Kassenschnitt - KK richtig eingetragen wurde (unbedingt auf die richtige Schreibweise des Wortes //"Kassenschnitt - KK"// achten) geht ein neuer Reiter auf. Hier sollt ihr nun den von euch gezählten Bargeldbestand, der aktuell in der Kasse der Reisepraxis liegt, eintragen.
\\
{{ :wawi:barbestand_fenster.png?direct&500 |Dieses Fenster öffnet sich in einem neuen Reiter}}\\
Hier die  <html><span style="color:#00b2ee">gezählte Bargeldsumme in das Feld Betrag</span> eintragen; in das Feld <span style="color:orange">Kürzel eure Initialen/Kürzel</span>. Wenn der Eintrag fertig ist, auf den Knopf <span style="color:deeppink">Eintragen</span></html> klicken - es erscheint das folgende Fenster:\\
{{ :wawi:danke_eintrag.png?direct&450 |Erst wenn dieses Fenster erscheint, ist der Eintrag drinnen}}\\
\\
Nun in diesem Fenster auf das grüne <html><span style="color:limegreen"><u>zurück</u></span></html> unten rechts in der Ecke klicken. Hier kommt ihr zurück in das Kassenbuch und könnt kontrollieren, ob  <html><span style="color:red">Soll-Wert</span></html> ((= errechnet vom System))und <html><span style="color:rebeccapurple">Ist-Wert</span></html>((= tatsächlich gezählter Bestand)) übereinstimmen.

{{ :wawi:eintrag_im_kassenbuch_kassenschnittundbar.png?direct&700 |Hier erfolgt die Kontrolle!}}\\
Hier könnt ihr sehen, ob es am Tag einen Fehler bei der Abrechnung gab.
\\
\\
\\
<html><span style="color:red"><strong>Wenn das Bargeldfenster nicht aufgeht oder der Eintrag darin falsch ist/nicht gespeichert wurde, AUF KEINEN FALL EIGENTSTÄNDIG EINEN WEITEREN EINTRAG MACHEN! Dieses Feld ist nur zu unserer Fehlersuche da. Es kann nicht "korrigiert" werden. Sendet einfach eine kurze Mail mit dem tatsächlichen Bestand und gut ist. Hauptsache, der Kassenschnitt ist eingetragen!</strong></span></html>
\\ 
\\ 
\\

==== Eintrag ist falsch/klappt nicht ====

Hier ein paar häufige Fragen und die dazu passenden Antworten:

|< 100% 20% 40% 40% >|
^ Was ist das Problem ^ Kassenschnitt ^ Bargeld ^
|Ich verstehe den Unterschied nicht| Kassenschnitt = alle Zahlungen des Tages, die nicht Bar sondern per **EC-** oder **Kreditkarte** getätigt wurden;  werden durch den Kassenschnitt auf das Konto der Praxis eingezahlt| Alles, was ihr in der **Barkasse** habt - kein Trinkgeld oder ähnliches((Trinkgeld wird bitte NIE in der Praxis aufbewahrt. Teilt es euch unter den Mitarbeitern des Tages auf))! Alle Ein- und Entnahmen müssen im Kassenbuch nachweisbar sein!|
|Was sehe ich nach dem Eintrag? | Nach dem Eintrag Kassenschnitt sehr ihr, wieviel ihr noch im <html><span style="color:red"> Bargeldbestand haben dürft</span></html>. | Nach dem Eintrag Bargeldbestand stehen nebeneinander <html><span style="color:red"> was ihr haben dürft</span> und <span style="color:rebeccapurple">was ihr wirklich habt</span></html>. Dies sollte immer identisch sein!|
|Eintrag falsch eingetragen| Bitte EMail an Berlin Mitte ([[anmeldung@bcrt.de]]) senden! #@Kassenbuecher_HV@# ((bzw. in Vertretung #@Kassenbuecher_SV@#)) kümmert sich darum; Eintrag wird angepasst oder nachgetragen!| Mail an Berlin ([[anmeldung@bcrt.de]]) Mitte - Eintrag kann nicht geändert werden; ist aber wichtig für die Fehlersuche. Kleine Notiz in der Praxis hinterlassen, dass der Mitarbeiter am Folgetag Bescheid weiß.|
|Der Eintrag konnte gar nicht gemacht werden| **Woran liegt es?** Evtl ein kurzer Ausfall des Systems.\\ **Was tun?** Schickt bitte eine Email an [[anmeldung@bcrt.de]] mit allen Angaben, die für den Kassenschnitt benötigt werden, sowie Bargeldbestand. Die Kassenbuchverantwortlichen kümmern sich darum.| **Woran liegt es?** Evtl habt ihr euch beim Wort "Kassenschnitt" vertippt oder das neue Fenster zu früh wieder geschlossen. Oder ihr habt [[wawi:00_allgemein:start#tab_in_neuem_fenster_oeffnen_lassen|Pop-Up fenster im Browser deaktiviert]].\\ **Was tun?** Das ist aber nicht schlimm. Schreibt bitte einfach eine kurze Mail an [[anmeldung@bcrt.de]], dass der Bargeldeintrag nicht funktioniert hat und schreibt den gezählten Betrag hinzu.|

==== Kassenschnitt größer als Einnahmen/Bestand ====
Das Kassenbuch ist eine sehr genaue Angelegenheit, die wir an das Steuerbüro und im Zweifel auch an das Finanzamt geben müssen. Entsprechend muss es ganz korrekt sein. Ein Kassenbuch ist quasi vergleichbar mit einer realen Bargeldkassette, in der Geld hineingeht (durch Rechnungen belegt) und Geld wieder hinausgeht (z.B. durch Kassenschnitt direkt auf das Konto). Das heißt, ein Kassenbuch kann **nie** im Negativbereich sein - man kann nicht mehr Geld herausnehmen, als darin liegt.

Das heißt, solltet ihr einen Kassenschnitt haben, der größer ist als der aktuelle Bestand, z.B. weil das Rechnungserstellen dank Internetausfall nicht funktioniert hat, ihr aber die Leistungen kassiert habt((das ist korrekt - hier noch der [[wawi:02_behandlung_und_abrechnungen:02_assistenz:spezial_situation_notfallplan_technik|Notfallplan bei Internetausfall]])) kann dieser **nicht in das Kassenbuch eingetragen werden**. Wenn ihr es versucht, sollte eine Fehlermeldung kommen:
{{ :wawi:kb_fehlermeldung_minusbetrag.png?direct&600 |Fehlermeldung Kassenbuch geht ins Minus}}

Keine Sorge, das ist korrekt - sendet einfach einen Scan des Kassenschnitts an buchhaltung@bcrt.de mit einer kleinen Info, was los war. Die Kollegen von der Buchhaltung kümmern uns um alles weitere.



==== WICHTIG! ====
__In eigener Sache:__ Wenn etwas schief gelaufen ist, versucht nicht, es irgendwie selbst zu lösen, sondern gebt 
ruhig in Berlin Bescheid. Wir kümmern uns darum! Außerdem: wenn ihr eine Mail schreibt, versucht bitte genau zu sein: handelt es sich um den **Bargeld**eintrag oder den **Kassenschnitt**eintrag? Das macht es für die Kassenbuchbeauftragten viel einfacher. Danke!

~~NOCACHE~~