Wenn die Zahlung des Kunden fehlgeschlagen ist, müssen wir alle Möglichkeiten prüfen, das Geld direkt zu erhalten. Wir gehen dabei nach folgender Reihenfolge vor:

1. Bezahlung vor Ort prüfen:

• Gibt es noch andere EC- oder Kreditkarten? → Dann diese ausprobieren
• Falls vorhanden: anderes EC-Gerät ausprobieren
• Falls keine Karte funktioniert, nach Smartphone-Zahlung (z.B. Apple Pay / Google Pay) fragen.

2. Sofortige Überweisung anbieten:

• Wenn direkte Zahlung vor Ort nicht möglich ist, muss der Kunde sofort überweisen.
• Den Kunden unbedingt bitten, den Überweisungsbeleg direkt vorzulegen.

3. Nachträgliche Überweisung oder schnellstmögliche Barzahlung:

• NUR, wenn ALLE vorherigen Möglichkeiten ausgeschöpft sind, akzeptieren wir eine Überweisung zu einem späteren Zeitpunkt oder als Notlösung eine Barzahlung.
• Im Falle einer späteren Überweisung händigt ihr einen Zettel aus, auf dem alle wichtigen Zahlungsinformationen stehen stehen:
  • Zahlungsinformationen für BCRT Reisepraxis GmbH
  • Zahlungsinformationen für Reisepraxis Köln
  • Wählt den richtigen Zettel für eure Praxis und füllt die freien Felder aus.

1. Kunde anweisen, den Betrag zu überweisen:
   1. Kontoverbindung: alle RP außer Köln: IBAN: DE93 3006 0601 0052 3895 42, Kontoinhaber: BCRT Reisepraxis GmbH
      1. für Köln gilt: IBAN: DE30 3006 0601 0403 6492 10, Kontoinhaber: Reisepraxis Köln
   2. beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer angeben
2. Kunde darum bitten, den Sofortüberweisungsbeleg an anmeldung@bcrt.de zu schicken.
3. Rechnung wird „bar“ erstellt und gedruckt
4. Zahlungstext wird handschriftlich angepasst: von „Betrag wurde dankend bar/EC gezahlt“ auf: „Betrag wird überwiesen“. Ansonsten regulär unterschreiben & abstempeln.
5. Rechnung wird an den Kunden ausgegeben.
6. Anmeldung schreibt eine Mail an die Buchhaltung mit Angabe der Rechnungsnummer. Hierfür Mailvorlage „Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (mit Sofortüberweisungsbeleg)“ nutzen
7. Die Buchhaltung muss die Rechnung dann austragen, da diese durch den Kassenschnitt nicht erfasst wird (bis auf die Kassendifferenz beim Kassenschnitt).
8. Die Buchhaltung überprüft dann den Zahlungseingang auf dem Konto.

1. Kunde möglichst anweisen, den Betrag zu überweisen:
   1. Kontoverbindung: alle RP außer Köln: IBAN: DE93 3006 0601 0052 3895 42, Kontoinhaber: BCRT Reisepraxis GmbH
      1. für Köln gilt: IBAN: DE30 3006 0601 0403 6492 10, Kontoinhaber: Reisepraxis Köln
   2. Beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer angeben
   3. Sollte Überweisung partout nicht möglich sein, kann auch bar beglichen werden, möglichst am Folgetag.
2. Rechnung wird „bar“ erstellt und gedruckt
3. Rechnung wird handschriftlich angepasst:
   1. Wird komplett durchgestrichen, nicht unterschrieben & nicht abgestempelt
   2. Änderung von: „Betrag wurde dankend bar/EC gezahlt“ auf: „Betrag wird überwiesen“
   3. Rechnung wird als „Vorläufige Rechnung“ gekennzeichnet
4. Diese vorläufige Rechnung wird an den Kunden ausgegeben
5. Anmeldung schreibt eine Mail an die Buchhaltung mit Angabe der Rechnungsnummer. Hierfür Mailvorlage „Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (ohne Überweisungsbeleg)“ nutzen
   1. Ggf. „Überweisung“ mit „Barzahlung“ austauschen
6. Die Buchhaltung muss die Rechnung dann austragen, da diese durch den Kassenschnitt nicht erfasst wird (bis auf die Kassendifferenz beim Kassenschnitt).
7. Die Buchhaltung überprüft dann den Zahlungseingang auf dem Konto.
8. Wenn die Zahlung eingegangen ist: Die gültige Originalrechnung wird per Post an den Kunden gesendet.

Betreff: Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (mit Überweisungsbeleg)

Hallo ihr Lieben,

der Kunde X mit der Rechnungsnummer XXX-YYYY (Betrag ZZ,ZZ€) konnte heute nicht vor Ort bezahlen. Die Rechnungssumme wird uns per Überweisung gezahlt. Im Anhang findet Ihr den Überweisungsbeleg.

Könnt ihr bitte einen Austrag für die Rechnungsnummer XXX-YYYY erstellen? Dem Kunden wurde eine Originalrechnung ausgehändigt.

Liebe Grüße

XXXX (euer Name)

Betreff: Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (ohne Überweisungsbeleg)

Hallo ihr Lieben,

der Kunde X mit der Rechnungsnummer XXX-YYYY (Betrag ZZ,ZZ€) konnte heute nicht vor Ort bezahlen. Die Rechnungssumme wird uns per Überweisung gezahlt.

Könnt ihr bitte einen Austrag für die Rechnungsnummer XXX-YYYY erstellen? Der Kunde hat nur eine vorläufige Rechnung erhalten, somit müsste noch eine Rechnung per Post an den Kunden gesendet werden.

Liebe Grüße

XXXX (euer Name)