Geballtes Wissen

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====== Kunde kann nicht vor Ort bezahlen ======

Wenn die Zahlung des Kunden fehlgeschlagen ist, müssen wir alle Möglichkeiten prüfen, das Geld direkt zu erhalten. Wir gehen dabei nach folgender Reihenfolge vor:

**1. Bezahlung vor Ort prüfen:**
  * **Gibt es noch andere EC- oder Kreditkarten?** -> Dann diese ausprobieren
  * Falls vorhanden: **anderes EC-Gerät** ausprobieren
  * Falls keine Karte funktioniert, nach **Smartphone-Zahlung (z.B. Apple Pay / Google Pay)** fragen.

**2. Sofortige Überweisung anbieten:**
  * Wenn direkte Zahlung vor Ort nicht möglich ist, muss der Kunde **sofort überweisen**.
  * Den Kunden unbedingt bitten, den **Überweisungsbeleg direkt vorzulegen**.

**3. Nachträgliche Überweisung:**
  * NUR, wenn ALLE vorherigen Möglichkeiten ausgeschöpft sind, akzeptieren wir eine Überweisung zu einem späteren Zeitpunkt
  * Im Falle einer späteren Überweisung händigt ihr einen Zettel aus, auf dem alle wichtigen Zahlungsinformationen stehen stehen:
     * {{ :ueberweisungszettel_ausser_koeln.pdf | Zahlungsinformationen für BCRT Reisepraxis GmbH}} 
     * {{ :ueberweisungszettel_koeln.pdf |Zahlungsinformationen für Reisepraxis Köln}}
     * Wählt den **richtigen Zettel für eure Praxis** und füllt die freien Felder aus.

<WRAP center round important 60%>
** Am wichtigsten ist es, die Zahlung zu erhalten. Gehen __keine__ Karten, mobiles Zahlen per Handy oder Überweisungen? Dann nehmen wir __im Notfall__ auch Bargeld.**

</WRAP>

==== Sofortüberweisung: ====
  - Kunde anweisen, den Betrag zu überweisen:
     - Kontoverbindung: <html><span style="color:red"><b><u>alle RP außer Köln: IBAN: DE93 3006 0601 0052 3895 42,  Kontoinhaber: BCRT Reisepraxis GmbH </u></b></span></html>
       - für Köln gilt: IBAN: DE30 3006 0601 0403 6492 10, Kontoinhaber: Reisepraxis Köln
     - beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer angeben
  - Kunde darum bitten, den Sofortüberweisungsbeleg an //anmeldung@bcrt.de// zu schicken.
  - Rechnung wird "bar" erstellt und gedruckt
  - Zahlungstext wird __handschriftlich__ angepasst: von „//Betrag wurde dankend bar/EC gezahlt//“ auf: „//**Betrag wird überwiesen**//“. Ansonsten regulär unterschreiben & abstempeln.
  - Rechnung wird an den Kunden ausgegeben.
  - Anmeldung schreibt eine Mail an die Buchhaltung mit Angabe der __Rechnungsnummer__. Hierfür Mailvorlage "[[wawi:02_behandlung_und_abrechnungen:kunde_kann_nicht_vor_ort_bezahlen#ueberweisung_aufs_konto_statt_vor_ort_bezahlen_mit_sofortueberweisungsbeleg|Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (mit Sofortüberweisungsbeleg)]]" nutzen
  - Die Buchhaltung muss die Rechnung dann austragen, da diese durch den Kassenschnitt nicht erfasst wird (bis auf die Kassendifferenz beim Kassenschnitt).
  - Die Buchhaltung überprüft dann den Zahlungseingang auf dem Konto. 

==== Spätere Zahlung (z.B. per Überweisung oder zur Not bar vor Ort an einem anderen Tag): ====
  - Kunde möglichst anweisen, den Betrag zu überweisen:
     - Kontoverbindung: <html><span style="color:red"><b><u>alle RP außer Köln: IBAN: DE93 3006 0601 0052 3895 42,  Kontoinhaber: BCRT Reisepraxis GmbH </u></b></span></html>
       - für Köln gilt: IBAN: DE30 3006 0601 0403 6492 10, Kontoinhaber: Reisepraxis Köln
     - Beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer angeben
     - Sollte Überweisung partout nicht möglich sein, **kann auch bar beglichen werden**, möglichst am Folgetag.
  - Rechnung wird „bar“ erstellt und gedruckt
  - Rechnung wird __handschriftlich__ angepasst:
     - Wird __komplett durchgestrichen__, __nicht__ unterschrieben & __nicht__ abgestempelt
     - Änderung von: „//Betrag wurde dankend bar/EC gezahlt//“ auf: „//**Betrag wird überwiesen**//“
     - Rechnung wird als „//**Vorläufige Rechnung**//“ gekennzeichnet
  - Diese vorläufige Rechnung wird an den Kunden ausgegeben 
  - Anmeldung schreibt eine Mail an die Buchhaltung mit Angabe der __Rechnungsnummer__. Hierfür Mailvorlage "[[wawi:02_behandlung_und_abrechnungen:kunde_kann_nicht_vor_ort_bezahlen#ueberweisung_aufs_konto_statt_vor_ort_bezahlen_ohne_ueberweisungsbeleg|Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (ohne Überweisungsbeleg)]]" nutzen 
    - Ggf. "Überweisung" mit "Barzahlung" austauschen
  - Die Buchhaltung muss die Rechnung dann austragen, da diese durch den Kassenschnitt nicht erfasst wird (bis auf die Kassendifferenz beim Kassenschnitt).
  - Die Buchhaltung überprüft dann den Zahlungseingang auf dem Konto.
  - Wenn die Zahlung eingegangen ist: Die gültige Originalrechnung wird per Post an den Kunden gesendet.
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===== Mailvorlagen an Buchhaltung@bcrt.de =====
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==== Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (mit Sofortüberweisungsbeleg) ====


Betreff: Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (mit Überweisungsbeleg)

Hallo ihr Lieben, 

der Kunde X mit der Rechnungsnummer XXX-YYYY (Betrag ZZ,ZZ€) konnte heute nicht vor Ort bezahlen. Die Rechnungssumme wird uns per Überweisung gezahlt. Im Anhang findet Ihr den Überweisungsbeleg.

Könnt ihr bitte einen Austrag für die Rechnungsnummer XXX-YYYY erstellen?
Dem Kunden wurde eine Originalrechnung ausgehändigt.

Liebe Grüße

XXXX (euer Name)
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==== Spätere Zahlung statt vor Ort bezahlen (Überweisung ohne Beleg, Barzahlung) ====


Betreff: Überweisung aufs Konto statt vor Ort bezahlen (ohne Überweisungsbeleg)

Hallo ihr Lieben, 

der Kunde X mit der Rechnungsnummer XXX-YYYY (Betrag ZZ,ZZ€) konnte heute nicht vor Ort bezahlen. Die Rechnungssumme wird uns per Überweisung gezahlt.

Könnt ihr bitte einen Austrag für die Rechnungsnummer XXX-YYYY erstellen?
Der Kunde hat nur eine vorläufige Rechnung erhalten, somit müsste noch eine Rechnung per Post an den Kunden gesendet werden. 

Liebe Grüße

XXXX (euer Name)