Das neue System hat durch die Digitalisierung der Abläufe viele Vorteile, ist dadurch allerdings auch abhängiger von stabilem Internet und funktionierender Technik wie PCs, Tablets.

Sollte es nun vorkommen, dass die Technik versagt, gibt es einen Notfallplan dazu! Dazu gibt es in jeder Praxis eine NOTFALLBOX (transparente Plastikbox) - der Aufbewahrungsort¹⁾ sollte jedem in der Praxis bekannt sein. Dieses Wissen muss verteilt werden! Diese Boxen sind von Mitte aus gefällt worden und bei Einführung des Systems in jede Praxis transportiert.

Inhalt der Notfallbox²⁾:

• Anleitung „Notfallplan“ laminiert
• Internetstick³⁾
• Ersatztablets und -Tabletstifte
• Ladegeräte
• Anmeldungs- & Beratungsbogen ("Blaue Bögen")
• Kugelschreiber
• Vorläufige Rechnungen⁴⁾
• Quittungsblock ⁵⁾
• A4 Umschläge (unzerreißbar), adressiert und frankiert⁶⁾

Wie kann das passieren?
Beispiel: das WLAN, über das nur die Tablets laufen, fällt aus. PC und die Abrechnungsseite funktionieren noch.

Zu aller erst klären: liegt es nur an einem Tablet? → Jede Praxis hat Ersatztablets, die im Falle des Ausfalls eines oder mehrerer Geräte zum Einsatz kommen.
Ist dies nicht der Fehler, läuftalles wie gewohnt außer die Patientenaufnahme. Hierfür aus der Notfallbox die Anmeldungs- & Beratungsbögen sowie die Kugelschreiber holen.
Die Kunden melden sich auf dem Anmeldungs- & Beratungsbogen und geben diese der Assistenz. Der Assistent erfasst die Patienten im System manuell.
Bei großem Andrang: Bitte Notiz für die Kunden auslegen, dass sich die Anmeldung verzögert und der Bogen unbedingt an den Assistenten gegeben werden MUSS. Im Zweifel abgezählte Menge der Anmeldungs- & Beratungsbögen austeilen.

Nachdem der Kunde händisch angelegt wurde, kann er normal behandelt und abgerechnet werden. Die Anmeldungs- & Beratungsbögen werden bei der Rechnungserstellung als „Dokument“ gescannt und in der Patientenakte hinterlegt → Einverständnis durch Unterschrift des Patienten.

Wie kann das passieren?
Beispiel: Stromausfall oder kompletter Ausfall des Internets weil bei Bauarbeiten draußen ein Kabel durchtrennt wurde.

Zuerst: Ruhe bewahren!
Dann: ist ein weiteres Arbeiten möglich? (Kühlschrank und Licht funktionieren) Wenn nicht: sofort Abhilfe schaffen (Techniker suchen/anrufen, Impfstoffe müssen sicher sein!).
Sind Arzt und Assistenz da, kann Arzt bereits behandeln während Assistenz sich um Sicherung der Impfstoffe kümmert. Ist Arzt allein: zuerst Problem angehen, wenn da die Lösung beginnt, Behandlung beginnen - lieber Impfstoffe verimpfen als wegschmeißen. Kommunikation an Kunden nicht vergessen. ⁷⁾

Ablauf der Behandlung wie folgt:

1. Notfallbox öffnen und benötigtes Material entnehmen
2. Patient füllt Anmeldungs- & Beratungsbogen zu Anmeldung aus (s. Szenario 1)
   1. Auf LESBARKEIT und VOLLSTÄNDIGE ADRESSE⁸⁾ achten!
3. Behandlung durchführen und auf Anmeldungs- & Beratungsbogen ankreuzen (wie früher)
4. Vorläufige Rechnung ausfüllen
   1. Diese dem Kunden mitgeben
5. Quittung erstellen (bei Barzahlung)
   1. Original an Kunden
   2. Durchschlag an Anmeldungs- & Beratungsbogen tackern
   3. Bei EC-Zahlung (falls das EC-Gerät noch geht): Beleg an Anmeldungs- & Beratungsbogen heften
      1. wenn EC funktioniert, am Ende den Kassenschnitt nicht vergessen - Kassenschnittbeleg dann mit nach Berlin senden und von sort aus eintragen lassen
6. Am Ende der Schicht alle Anmeldungs- & Beratungsbögen in Umschlag nach Berlin Mitte (für alle Reisepraxen) per Post senden