Das neue System hat durch die Digitalisierung der Abläufe viele Vorteile, ist dadurch allerdings auch abhängiger von stabilem Internet und funktionierender Technik wie PCs, Tablets.
Sollte es nun vorkommen, dass die Technik versagt, gibt es einen Notfallplan dazu! Hierfür gibt es in jeder Praxis eine NOTFALLBOX (transparente Plastikbox) - der Aufbewahrungsort1) sollte jedem in der Praxis bekannt sein. Dieses Wissen muss verteilt werden! Diese Boxen sind von Berlin-Mitte aus befüllt und bei Einführung des Systems an jede Praxis transportiert worden.
Inhalt der Notfallbox2):
Wie kann das passieren?
Beispiel: das WLAN, über das nur die Tablets laufen, fällt aus. PC und die Abrechnungsseite funktionieren noch.
Zu aller erst klären: liegt es nur an einem Tablet? → Jede Praxis hat Ersatztablets, die im Falle des Ausfalls eines oder mehrerer Geräte zum Einsatz kommen.
Ist dies nicht der Fehler, läuft alles wie gewohnt, außer die Patientenaufnahme. Hierfür aus der Notfallbox die Anmeldungs- & Beratungsbögen, Datenschutzerklärungen sowie die Kugelschreiber holen.
Die Kunden melden sich auf dem Anmeldungs- & Beratungsbogen und geben diese der Assistenz. Der Assistent erfasst die Patienten im System manuell.
Achtung: Bitte auf die Unterschrift & Einwilligung in die Verarbeitung der Daten auf dem Anmeldebogen achten! Anderenfalls dürfte die Behandlung nicht erfolgen!
Bei großem Andrang: Bitte Notiz für die Kunden auslegen, dass sich die Anmeldung verzögert und der Bogen unbedingt an den Assistenten gegeben werden MUSS. Im Zweifel abgezählte Menge der Anmeldungs- & Beratungsbögen austeilen.
Nachdem der Kunde händisch angelegt wurde, kann er normal behandelt und abgerechnet werden. Die Anmeldungs- & Beratungsbögen werden bei der Rechnungserstellung als „Dokument“ gescannt und in der Patientenakte hinterlegt → Einverständnis durch Unterschrift des Patienten.
Sonderfall Köln - Sicherung springt raus:
Ab und an springt die Sicherung der Reisepraxis raus. Dies betrifft nur den Monitor im Wartebereich, die Tablets, das EC-Gerät und den PC der Assistenz.
Wenn dem so ist, ruft bitte folgende Nummer an und erklärt kurz, dass wahrscheinlich wieder die Sicherung raus ist und diese im Serverraum eingeschaltet werden muss.
0221 27728760 (Ansprechpartner: Guido Klöß oder Mitarbeiter)
Wie kann das passieren?
Beispiel: Stromausfall oder kompletter Ausfall des Internets, weil bei Bauarbeiten draußen ein Kabel durchtrennt wurde.
Zuerst: Ruhe bewahren!
Dann: ist ein weiteres Arbeiten möglich? (Kühlschrank und Licht funktionieren) Wenn nicht: sofort Abhilfe schaffen (Techniker suchen/anrufen, Impfstoffe müssen sicher sein!).
Sind Arzt und Assistenz da, kann Arzt bereits behandeln, während Assistenz sich um Sicherung der Impfstoffe kümmert. Ist Arzt allein: zuerst Problem angehen, wenn da die Lösung beginnt, Behandlung beginnen - lieber Impfstoffe verimpfen als wegschmeißen. Kommunikation an Kunden nicht vergessen. 5)
Ablauf der Behandlung wie folgt:
Achtung: ab hier neues Vorgehen ab 15.6.26: keine Rechnungserstellung, keine Zahlung an dieser Stelle! Kunde erhält nachträglich per Post eine Rechnung zur Überweisung
| Standort | genauer Ablageort |
|---|---|
| Berlin-Mitte (Friedrichstraße) | Im Schrank 2 hinter der Anmeldung |
| Berlin Steglitz | Im Tresen draußen unter den Tablets |
| Dresden | Im Schrank unter dem großen Kühlschrank mit der Aufschrift „Notfall“, zusammen mit Notfallkoffer |
| Düsseldorf | Im Schrank, zweitunterstes Regal rechts |
| Frankfurt | Am Boden neben dem Schreibtisch |
| Hamburg | Im Schrank, neben Assistenz-Schreibtisch |
| Köln | Hinter der Anmeldung, oberstes Regalfach |
| München | Im Schrank im Durchgang, 4.Fach |
| Stuttgart | Im Kleiderschrank, unteres Fach |