Es kann natürlich immer vorkommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird. Hier die typischsten Fälle und Lösungen:

Der Kunde gibt seine Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Reiseziel etc) am Tablet selbst ein und ist damit für die Richtigkeit verantwortlich. Manchmal kann es aber vorkommen, dass er sich vertippt und das erst auffällt, wenn der Kunde die gedruckte Rechnung in der Hand hält. Kein Problem! Das ist schnell gelöst.
Der Fall: Ein Kunde hat beim Tippen seiner Adresse Blaweg statt Blauweg geschrieben und nun steht dies so auf der Rechnung.

Was tun?

1. Navigiere zur Patientenakte des Kunden (über Rechnungsarchiv, das graue Symbol links vom Namen¹⁾)
2. Falsche Rechnung zurückgeben lassen
3. Klicke auf den Knopf Bearbeiten (rechts oben auf der Patientenakte)
4. Korrigiere die entsprechenden Angaben
5. Speichern
6. Nun in der Patientenakte auf den Behandlungseintrag gehen auf die Rechnungsnummer klicken
7. Rechnung mit den korrekten Daten nun ausdrucken

Dies sollte vor allem verhindert werden, indem der Arzt bei der Auswahl der Behandlung sorgfältig arbeitet und der Assistenz bei der Rechnungserstellung die Angaben kontrolliert und ggf. editiert. Dennoch ist es natürlich möglichm dass das falsche abgerechnet wird.

Bei Unsicherheit bitte Rücksprache mit Berlin, solange der Kunde noch da ist!

Der Fall: Ein Kunde war in der Praxis, zahlt die Rechnung und erkennt direkt/kurze Zeit danach, dass die falsche Impfung/zu viel/zu wenig abgerechnet wurde.

Was tun?

1. Falsche Rechnung muss vom Kunden zurückgeben lassen
2. Zahlung am EC-Gerät zurückbuchen
   1. Händlerbeleg der Stornierung abheften, Kunde erhält Kundenbeleg
   2. bzw. bei Barzahlung: Differenz auszahlen bzw. geben lassen (quittieren!)
3. Ist es die exakt letzte Rechnung?
   1. JA: Rechnung stornieren und über „abgeschlossenene Behandlungen korrekte Rechnung erstellen
   2. NEIN: Storno erfolgt über Mitte später²⁾
      1. Neue, korrekte Rechnung erstellen und Kunden diese zahlen lassen (dafür Patienten manuell erfassen)
      2. In Berlin Bescheid geben, dass nur die falsche Rechnung storniert werden muss
   3. Kunde erhält nur korrekte Rechnung!

Der Fall: Ein Kunde war in der Praxis, zahlt die Rechnung und erkennt Tage später, dass die falsche Impfung/ zu viel/ zu wenig abgerechnet wurde.

Was tun?

1. Berlin informieren (anmeldung@bcrt.de) inkl. aller relevanten Informationen
   1. Rechnungsnummer, Zahlungsbeleg, Erklärung
2. Patienten kontaktieren:
   1. wenn Patient zu wenig gezahlt hat: bitte um Nachzahlung der Differenz (Bar in der Praxis ODER per Überweisung ³⁾
   2. wenn Patient zu viel gezahlt hat: um eine Mail an anmeldung@bcrt.de mit Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN) bitten
   3. Die falsche Rechnung muss vom Kunden zurückgegeben werden ggf. nachsenden
   4. Berlin kümmert sich um Rückzahlung, Sornierung der alten Rechnung und Erstellung plus Zusendung der korrigierten Rechnung

ACHTUNG: Wenn der Fehler durch Kontrolle des Kassenbuchs durch Berlin aufgefallen ist, kann es sein, dass schon alles erledigt ist. Dann Anweisungen beachten.

Der Fall: Ein Kunde war in der Praxis, zahlt bar aber EC wurde angeklickt (oder andersherum) - die Rechnung ist aber schon erstellt.

Was tun?

1. Berlin kontaktieren (anmeldung@bcrt.de oder telefonisch) und um Wechsel „von Bar auf EC“ ⁴⁾ bitten
   1. Rechnungsnummer und Kundennamen angeben
2. Diese Info wird an das Büro weitergeleitet und im Kassenbuch entsprechend geändert

Das Stornieren von Rechnungen ist grundsätzlich nur Personen möglich, die Kassenbuchberechtigungen besitzen. Einzige Ausnahme: es handelt sich um die in der Praxis letzte erstellte Rechnung des aktuellen Tages - diese kann durch jeden Mitarbeiter der Reisepraxis storniert werden!

ACHTUNG: ES HANDELT SICH HIER AUSSCHLIESSLICH UM DIE STORNIERUNG DER ALLERLETZTEN RECHNUNG DES AKTUELLEN TAGES! Dies gilt nur für Rechnungen (mit Rechnungsnummer!) - keine Krankenkassenvorgänge, keine Firmenrechnungen! Sind diese falsch → Email an anmeldung@bcrt.de

Zum Stornieren der letzten Rechnung⁵⁾:

1. Gehe auf Rechnungsarchiv
2. Oben rechts neben der Rechnungsliste steht ein orangefarbenen Knopf namens „STORNO letzte Rechnung“
3. Ein Rückfragedialog springt auf → nur wenn die Rechnung absolut sicher storniert werden soll, bestätigen
   1. Eine stornierte Rechnung kann nicht zurückgeholt werden!
   2. Firmenanlagen oder Krankenkassenvorgänge können damit NICHT storniert werden;⁶⁾ betätigt ihr den Knopf dennoch, wird die letzte Rechnung, die davor erstellt wurde, storniert!
4. Die Gutschrift geht auf und kann gedruckt werden
5. Der Kunde landet wieder in abgeschlossene Behandlungen → hier neue korrekte Rechnung erstellen
   1. Die Rechnung ist erst einmal LEER⁷⁾, bitte korrekte Leistungen einfügen!

Achtung: Wenn keine neue Rechnung benötigt wird, Email an vuchhaltung@bcrt.de mit dem Hinweis, diesen Kunden aus den abgeschlossenen Behandlungen zu löschen.