STORNO: Falsche Daten auf der Rechnung (nach Erstellung)

Es kann natürlich immer vorkommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird. Hier die typischsten Fälle und Lösungen:

Der Kunde gibt seine Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Reiseziel etc.) am Tablet selbst ein und ist damit für die Richtigkeit verantwortlich. Manchmal kann es aber vorkommen, dass er sich vertippt und das erst auffällt, wenn der Kunde die gedruckte Rechnung in der Hand hält. Kein Problem! Das ist schnell gelöst.
Der Fall: Ein Kunde hat beim Tippen seiner Adresse Blaweg statt Blauweg geschrieben und nun steht dies so auf der Rechnung.

Was tun?

1. Niemals eine falsche Rechnung herausgeben
   1. Ist es doch passiert, als erstes die falsche Rechnung zurückgeben lassen
2. Navigiere zur Patientenakte des Kunden (über Rechnungsarchiv, das graue Symbol links vom Namen¹⁾)
3. Klicke auf den Knopf Bearbeiten (rechts oben auf der Patientenakte)
4. Korrigiere die entsprechenden Angaben
5. Speichern (ganz unten auf der Seite)
6. Nun in der Patientenakte oder im Rechnungsarchiv Rechnung suchen:
   1. in der Patientenakte auf den Behandlungseintrag gehen und auf die Rechnungsnummer klicken
7. Rechnung mit den korrekten Daten nun ausdrucken und dem Kunden geben

Dies sollte vor allem verhindert werden, indem der Arzt bei der Auswahl der Behandlung sorgfältig arbeitet und der Assistenz bei der Rechnungserstellung die Angaben kontrolliert und ggf. editiert. Dennoch ist es natürlich möglich, dass das Falsche abgerechnet wird.

Bei Unsicherheit bitte Rücksprache mit Berlin, solange der Kunde noch da ist!

Der Fall: Ein Kunde war in der Praxis, zahlt die Rechnung und erkennt direkt/kurze Zeit danach, dass die falsche Impfung/zu viel/zu wenig abgerechnet wurde.

Was tun?

1. Falsche Rechnung vom Kunden zurückgeben lassen
2. Zahlung am EC-Gerät zurückbuchen
   1. Händlerbeleg der Stornierung abheften, Kunde erhält Kundenbeleg
   2. Bzw. bei Barzahlung: Differenz auszahlen bzw. geben lassen (quittieren!)
3. Ist es die exakt letzte Rechnung?
   1. JA: Rechnung über „Storno letzte Rechnung“ stornieren
      1. Kunde landet automatisch in „abgeschlossene Behandlungen“
      2. Hierüber korrekte Rechnung erstellen → Leistungen über Edit hinzufügen
   2. NEIN: Storno erfolgt später über Mitte²⁾
      1. Patienten manuell erfassen oder neu anmelden lassen am Tablet
      2. Neue, korrekte Rechnung erstellen und Kunden diese zahlen lassen
      3. In Berlin Bescheid geben, dass nur die falsche Rechnung storniert werden muss → hierfür Angabe der zu stornierenden Rechnungsnummer und der korrekten Rechnungsnummer (klar ausweisen, welche welche ist)
   3. Kunde erhält nur korrekte Rechnung!

Der Fall: Ein Kunde war in der Praxis, zahlt die Rechnung und erkennt Tage später, dass die falsche Impfung/ zu viel/ zu wenig abgerechnet wurde.

Was tun?

1. Berlin informieren (buchhaltung@bcrt.de) inkl. aller relevanten Informationen
   1. Rechnungsnummer, Zahlungsbeleg, genaue Erklärung des Fehlers³⁾
2. Buchhaltung in Berlin kontaktiert den Patienten:
   1. Wenn Patient zu wenig gezahlt hat: bitte um Nachzahlung der Differenz (bevorzugt per Überweisung, zur Not per Karte oder bar vor Ort⁴⁾
   2. Wenn Patient zu viel gezahlt hat: um eine Mail an buchhaltung@bcrt.de mit Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN) bitten
   3. Die falsche Rechnung darf noch nicht bei Krankenkasse eingereicht worden sein und muss vom Kunden zurückgegeben werden (ggf. nachsenden) ODER vernichtet (glaubhaft)
   4. Ist die falsche Rechnung schon bei der Krankenkasse eingereicht worden, benötigen wir:
      1. Kunde muss Antrag bei Krankenkasse zurückziehen
      2. Kunde muss schriftliche Bestätigung des Stornos (E-Mail, Dokument) der Krankenkasse nachweisen
      3. Ist der Betrag bereits durch Krankenversicherung erstattet worden, muss zusätzlich Nachweis über Rückzahlung vorgelegt werden
   5. Berlin kümmert sich um Rückzahlung, Stornierung der alten Rechnung und Erstellung plus Zusendung der korrigierten Rechnung

ACHTUNG: Wenn der Fehler durch Kontrolle des Kassenbuchs durch Berlin aufgefallen ist, kann es sein, dass schon alles erledigt ist. Dann Anweisungen beachten.

Der Fall: Ein Kunde war in der Praxis, zahlt bar, aber EC wurde angeklickt (oder andersherum) - die Rechnung ist aber schon erstellt.

Was tun?

1. Rechnung handschriftlich ändern (einfach mit der Hand Bar/EC durchstreichen und das richtige darüber schreiben)
   1. Die Rechnung NIEMALS aus diesem Grund stornieren!
2. Berlin kontaktieren (buchhaltung@bcrt.de) und um Wechsel „von Bar auf EC“ ⁵⁾ bitten
   1. Rechnungsnummer und Kundennamen angeben
3. Diese Info wird im Kassenbuch entsprechend geändert

Das Stornieren von Rechnungen ist grundsätzlich nur Personen möglich, die Kassenbuchberechtigungen besitzen. Einzige Ausnahme: es handelt sich um die letzte erstellte Rechnung innerhalb einer Praxis des aktuellen Tages - diese kann durch jeden Mitarbeiter dieser Reisepraxis storniert werden!

ACHTUNG: ES HANDELT SICH HIER AUSSCHLIESSLICH UM DIE STORNIERUNG DER ALLERLETZTEN RECHNUNG DES AKTUELLEN TAGES! Dies gilt nur für Rechnungen (mit Rechnungsnummer!) - keine Krankenkassenvorgänge, keine Firmenrechnungen! Sind diese falsch → E-Mail an buchhaltung@bcrt.de

Zum Stornieren der letzten Rechnung⁶⁾:

1. Gehe auf Rechnungsarchiv
2. Oben rechts neben der Rechnungsliste steht ein orangefarbenen Knopf namens „STORNO letzte Rechnung“
3. Ein Rückfragedialog springt auf → nur wenn die Rechnung absolut sicher storniert werden soll, bestätigen
   1. Eine stornierte Rechnung kann nicht zurückgeholt werden!
   2. Firmenanlagen oder Krankenkassenvorgänge können damit NICHT storniert werden;⁷⁾ betätigt ihr den Knopf dennoch, wird die letzte Rechnung, die davor erstellt wurde, storniert!
4. Man landet direkt wieder in der Abrechnung des Patienten → hier neue korrekte Rechnung erstellen
   1. Die Rechnung ist erst einmal LEER⁸⁾, bitte korrekte Leistungen einfügen!

Achtung: Wenn keine neue Rechnung benötigt wird, einfach auf BCRT Logo klicken und in „abgeschlossene Behandlungen“ lassen. Dann E-Mail an buchhaltung@bcrt.de samt Name des Kunden, Erklärung, warum dieser aus den abgeschlossenen Behandlungen gelöscht werden muss.