Datenschutz

Seit dem 25. Mai 2018 ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten. Für uns bedeutet das: Es ist zwingend erforderlich, dass wir den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen. Insbesondere, da wir mit besonders sensiblen, gesundheitsbezogenen Daten arbeiten. Im Grunde gilt: der Kunde hat alleiniges Anrecht auf seine Daten – wollen wir diese verwenden, benötigen wir sein Einverständnis! Diese holen wir vor der Behandlung ein, indem unsere Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und in die Verarbeitung der Daten eingewilligt wird.

Wir verfügen über vier Datenschutzerklärungen für die folgenden Anwendungsbereiche:

• Webseite: Datenschutzerklärung Webseite für die Nutzung unserer Webseite, für Anfragen über das Kontakt- oder Probandendatenbankformular, für die Kommunikation per E-Mail und für Bewerbungen
• Terminsystem: Datenschutzerklärung für die Nutzung unseres Terminsystems
• Beratungen & Impfungen: Datenschutzerklärung für die Anmeldung auf dem Tablet
  • (RP Berlin-Mitte: auch für die Anmeldung zum Höhentest & zur Höhentauglichkeit)
  • Bei Systemausfall ist dieselbe Datenschutzerklärung in Papierform vorhanden: Datenschutzerklärung Anmeldung bei Systemausfall → diese dann bitte an die Kunden austeilen.
• Untersuchungen (Papierakten) (nur für die RP Berlin-Mitte): Datenschutzerklärung für Untersuchungen (z.B. G35, Borreliose, etc.)
  • Diese Datenschutzerklärung muss zusammen mit den auszufüllenden Formularen vor jeder Behandlung ausgeteilt werden!

Insbesondere an der Rezeption kann es leicht passieren, dass zum Beispiel wichtige Details zu Patienten oder zur Abrechnung besprochen werden. Wichtig ist hierbei: Achtet auf die Diskretion! Patientenbezogene Daten und praxisinterne Details dürfen nicht laut vor anderen Kunden besprochen werden.

Wenn Kunden per Mail oder am Telefon nach Rechnungskopien bitten oder wissen wollen, welche Impfungen sie bei uns erhalten haben, dürfen wir nicht einfach so Auskunft geben. Wir können in solchen Fällen nicht wirklich verifizieren, ob es sich wirklich um den besagten Kunden handelt. Wir müssen uns an die geltende Datenschutzgrundverordnung und an die ärztliche Schweigepflicht halten.

Es gilt:

• Nur der Patient selbst darf diese Informationen erhalten (kein Ehegatte, keine beste Freundin usw.).²⁾
• KEINE AUSKÜNFTE AM TELEFON!
• Wir bevorzugen den sicheren Versand per Post. Der Brief geht an die vom Patienten in der Rechnung angegebenen Adresse.
• Sollte der Patient eine neue Adresse haben bzw. sollte ausdrücklich der Versand per E-Mail gewünscht werden:
  • Die RP Berlin-Mitte übernimmt in jedem Falle die Bearbeitung.
  • Wir benötigen eine Ausweiskopie, die deutlich als Kopie gekennzeichnet ist.³⁾
  • Wir empfehlen ausdrücklich den Versand der Ausweiskopie per Post. Sollte das nicht möglich sein, erlauben wir das Teilen per Mail, aber weisen darauf hin, dass das kein sicherer Weg zum Teilen der persönlichen Daten ist.
• Wenn wir auf Kundenwunsch seine Daten per E-Mail herausgeben, tun wir das nur mit pass­wort­ge­schützter PDF-Datei. Das Passwort soll immer das Geburtsjahr des Patienten sein. Bedeutet: Ihr kommuniziert NIE das PW per Mail, sondern sagt: „Ihr Passwort ist Ihr Geburtsjahr (Format: //yyyy).//“
• Der Passwortschutz funktioniert mit dem Programm PDF24 Toolbox.⁴⁾ Diese Software ist in der RP Mitte verfügbar; sowohl auf dem Mail- & Telefon-Platz, als auch für das Büro-Team.

Gleiches gilt für das Teilen von Untersuchungsdaten, z.B. Befunde oder Beurteilungen zur Tropentauglichkeit: Wir bevorzugen den Versand per Post. Es ist nicht legitim, unseren Patienten Befunde, Ergebnisse oder andere gesundheitsbezogene Daten „einfach so“ per E-Mail zu senden. Manche Patienten wünschen sich das jedoch ausdrücklich und wir versuchen es, ihnen nicht unnötig schwer zu machen. Darum befindet sich auf den Patientenstammblättern die Option, ein Kästchen mit dem Wunsch zur E-Mail-Übermittelung anzukreuzen. Nur, wenn dieses angehakt wurde, dürfen ebensolche E-Mails versendet werden! (Ärzte: bitte unbedingt darauf achten!)

Wichtig für den Patienten ist ggf. der Hinweis, dass diese Mails unverschlüsselt gesendet werden. Um wenigstens einen kleinen Schutz zu gewährleisten, verschicken wir nur noch pass­wort­ge­schützte PDF-Dateien (siehe vorheriges Kapitel).

Alternative, wenn vergessen wurde das Kästchen anzukreuzen: Gleiches Vorgehen wie bei der Identifizierung für Auskünfte, siehe vorheriges Kapitel (Ausweiskopie per Post, wahlweise per Mail).

Eine Datenpanne ist ein Vorfall, bei dem unberechtigte Personen Zugriff auf Daten erhalten. In unserem Arbeitsalltag wäre das zum Beispiel der Fall, wenn versehentlich Patientendaten mit unberechtigten Personen, z.B. anderen Patienten geteilt werden würden. Darum ist es auch bei der Rechnungserstellung extrem wichtig, die Dokumente korrekt zu erstellen und auszuhändigen.

MELDUNG: Datenpannen müssen schnellstmöglich, innerhalb von 72h, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Eine Überschreitung der Frist kann zu Strafen führen. Darum ist es enorm wichtig, dass der Vorfall umgehend bei der Buchhaltung (buchhaltung@bcrt.de) gemeldet wird. Diese übernimmt die offizielle Meldung bei der Aufsichtsbehörde.

Welche Infos benötigt die Buchhaltung? Bitte schickt eine genaue Beschreibung des Vorfalls!

• Was ist passiert?
• Welche Personen sind davon betroffen?
• Welche Daten sind davon betroffen?
• Wann ist es passiert? Wann ist es aufgefallen?
• Wurden bereits Maßnahmen getroffen? Wenn ja, welche?

Externe Besucher unserer Praxis, die Einblick in unsere Praxis- oder Patienten-Daten bekommen könnten, müssen eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit unterschreiben. Das betrifft zum Beispiel Hospitanten, Praktikanten, Famulanten oder Dienstleister (z.B. Handwerker). Diese Dokumente gibt es separat für jede Praxis:
RP Berlin- Mitte, RP Berlin-Steglitz, RP Dresden, RP Düsseldorf, RP Frankfurt, RP Hamburg, RP Köln, RP München, RP Münster, RP Stuttgart
Die unterschriebenen Dokumente werden in einem Ordner vor Ort in jeder Praxis aufbewahrt. Sie müssen nicht mit der Zentrale in Berlin-Mitte geteilt werden.

Zur Einbruchsprävention findet in der RP Mitte eine Videoüberwachung statt. Erfasst werden der Eingangsbereich der Praxis inklusive der Bereich vor der Rezeption und ein kleiner Teil des Flures vor der Eingangstür. Unsere Mitarbeiter sollen nicht bei der Arbeit kontrolliert werden, daher ist der Bereich hinter der Rezeption geschwärzt. Außerdem findet eine Aufzeichnung nur außerhalb der Geschäftszeiten von 19:45-08:00 Uhr und nur nach ausgelöstem Bewegungsalarm statt. Am Eingang ist ein Informationsblatt angebracht.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt eine schnelle, kostenfreie und transparente Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen. Wir müssen auf Anfragen zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung innerhalb einer Frist von einem Monat reagieren. Leite solche Anfragen immer an buchhaltung@bcrt.de weiter.

Wichtigste Betroffenenrechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf Bestätigung und Kopie der verarbeiteten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur falscher oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden“ bei unzulässiger oder nicht mehr benötigter Speicherung
• Widerspruch & Widerruf (Art. 7, 21 DSGVO): Stopp der Datenverarbeitung (z. B. für Werbung)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt der Daten in einem gängigen Format.

KI-Tools wie ChatGPT, Copilot, Perplexity oder DeepL können im Arbeitsalltag hilfreich sein. Da bei nicht freigegebenen Diensten Daten an externe Anbieter übermittelt und verarbeitet werden können, gilt:

¹⁾

²⁾

Ausnahme: Erziehungsberechtigte

³⁾

Zum Beispiel, indem man das Wort „Kopie“ deutlich lesbar draufschreibt

⁴⁾