====== Datenschutz ====== Seit dem 25. Mai 2018 ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten. Für uns bedeutet das: Es ist zwingend erforderlich, dass wir den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen. Insbesondere, da wir mit besonders sensiblen, gesundheitsbezogenen Daten arbeiten. Im Grunde gilt: der Kunde hat alleiniges Anrecht auf seine Daten -- wollen wir diese verwenden, benötigen wir sein Einverständnis! Diese holen wir vor der Behandlung ein, indem unsere **Datenschutzerklärung** zur Kenntnis genommen und in die Verarbeitung der Daten eingewilligt wird. \\ \\ ===== Datenschutzerklärungen des BCRT ===== Wir verfügen über vier Datenschutzerklärungen für die folgenden Anwendungsbereiche: * **Webseite:** [[https://bcrt.de/de/kontakt-impressum/datenschutzerklaerung/|Datenschutzerklärung Webseite]] für die Nutzung unserer Webseite, für Anfragen über das Kontakt- oder Probandendatenbankformular, für die Kommunikation per E-Mail und für Bewerbungen * **Terminsystem**: [[https://termine.bcrt.de/datenschutz|Datenschutzerklärung für die Nutzung unseres Terminsystems]] * **Beratungen & Impfungen**: [[https://bcrt.de/de/kontakt-impressum/datenschutzerklaerung/datenschutzerklaerung/|Datenschutzerklärung für die Anmeldung auf dem Tablet]] * (RP Berlin-Mitte: auch für die Anmeldung zum Höhentest & zur Höhentauglichkeit) * Bei [[wawi:02_behandlung_und_abrechnungen:02_assistenz:spezial_situation_notfallplan_technik|Systemausfall]] ist dieselbe Datenschutzerklärung in Papierform vorhanden: {{ datenschutzerklärung_bcrt_reisepraxis_gmbh_bei_systemausfall_anmeldung_tablet_v6_06oct2025.pdf |Datenschutzerklärung Anmeldung bei Systemausfall}} -> diese dann bitte an die Kunden austeilen. * **Untersuchungen (Papierakten)** //(nur für die RP Berlin-Mitte)//: {{ :datenschutzerklaerung_bcrt_reisepraxis_gmbh_untersuchungen_papierakte_v3_04sep2025_-_mit_logo.pdf |Datenschutzerklärung für Untersuchungen (z.B. G35, Borreliose, etc.)}} * Diese Datenschutzerklärung muss zusammen mit den auszufüllenden Formularen vor jeder Behandlung ausgeteilt werden! **WICHTIGES ZUR EINWILLIGUNG:**\\ \\ **Alle Patienten müssen zu Beginn bestätigen, dass sie unsere Datenschutzerklärung zur Kenntnis nehmen und in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen.** \\ //Eine Behandlung -- sei es eine Reiseberatung, eine Impfung oder eine Untersuchung -- kann nur zustande kommen, wenn der Patient in die Verarbeitung seiner persönlichen Daten einwilligt.// Bei der Anmeldung über das Tablet ist dieser Punkt ein Pflichtfeld. Wird es nicht angekreuzt, kann die Anmeldung nicht abgeschlossen werden.\\ **WICHTIG:** Für Untersuchungen oder im Falle eines Strom-/System-Ausfalls muss die Anmeldung per Papier erfolgen. Es ist sehr wichtig, dass noch __vor der Behandlung__ überprüft wird, ob hier ein **Kreuz bei der Einwilligung**(({{ :reisepraxis:datenschutz_einwilligung.png?nolink&500 |}})) ("**Ja**") gesetzt wird! Wurde hier nichts oder "Nein" angekreuzt, dürfen wir __keine Behandlung__ starten! \\ ===== Diskretion ===== Insbesondere an der Rezeption kann es leicht passieren, dass zum Beispiel wichtige Details zu Patienten oder zur Abrechnung besprochen werden. Wichtig ist hierbei: **Achtet auf die Diskretion!** Patientenbezogene Daten und praxisinterne Details dürfen __nicht__ laut vor anderen Kunden besprochen werden. \\ \\ ===== Auskünfte per Telefon & Mail ===== Wenn Kunden per Mail oder am Telefon nach Rechnungskopien bitten oder wissen wollen, welche Impfungen sie bei uns erhalten haben, dürfen wir nicht einfach so Auskunft geben. Wir können in solchen Fällen nicht wirklich verifizieren, ob es sich wirklich um den besagten Kunden handelt. Wir müssen uns an die geltende **Datenschutzgrundverordnung** und an die **ärztliche Schweigepflicht** halten. __Es gilt:__ * **Nur der Patient selbst** darf diese Informationen erhalten (kein Ehegatte, keine beste Freundin usw.).((Ausnahme: Erziehungsberechtigte)) * KEINE AUSKÜNFTE AM TELEFON! * **Wir bevorzugen den sicheren Versand per Post.** Der Brief geht an die vom Patienten in der Rechnung angegebenen Adresse. * Sollte der Patient eine **//neue Adresse//** haben bzw. sollte ausdrücklich der //**Versand per E-Mail gewünscht**// werden: * Die RP Berlin-Mitte übernimmt in jedem Falle die Bearbeitung. * Wir benötigen eine **Ausweiskopie**, die //deutlich als Kopie gekennzeichnet// ist.((//Zum Beispiel, indem man das Wort "Kopie" deutlich lesbar draufschreibt//)) * //Wir empfehlen ausdrücklich den Versand der Ausweiskopie **per Post**.// Sollte das nicht möglich sein, erlauben wir das Teilen per Mail, aber //weisen darauf hin, dass das kein sicherer Weg zum Teilen der persönlichen Daten ist//. * Wenn wir auf Kundenwunsch seine Daten per **E-Mail** herausgeben, tun wir das //nur// mit **pass­wort­ge­schützter PDF-Datei**. Das Passwort soll immer das **//Geburtsjahr//** des Patienten sein. Bedeutet: Ihr kommuniziert NIE das PW per Mail, sondern sagt: "//Ihr Passwort ist Ihr Geburtsjahr (Format: //yyyy//).//" * Der **Passwortschutz** funktioniert mit dem Programm **PDF24 Toolbox**.(({{ :reisepraxis:pdf_verschluesselung.mp4 |}})) Diese Software ist in der RP Mitte verfügbar; sowohl auf dem Mail- & Telefon-Platz, als auch für das Büro-Team. **DATENSICHERHEIT & PASSWORTSCHUTZ:**\\ Der sicherste Weg, Daten zu teilen, ist der **per Post**. Viele unserer Patienten bevorzugen aber den schnellen und einfachen Weg per E-Mail. Hier sind wir in einer Zwickmühle: Die **Kommunikation per E-Mail ist unverschlüsselt**, Daten könnten abgegriffen werden und das ist nicht datenschutzkonform. **Auf der anderen Seiten möchten wir es unseren Patienten nicht unnötig schwer machen** -- manche sind z.B. umgezogen oder benötigen die Infos sehr schnell. Darum gibt es den folgenden **Kompromiss**: Wenn jemand ausdrücklich die Auskunft per unverschlüsselter E-Mail wünscht, benötigen wir vorab eine **Identifizierung** (Ausweiskopie), um sicherzustellen, dass es sich wirklich um die Person handelt. Außerdem versenden wir ausschließlich **pass­wort­ge­schützte Dateien** . ACHTUNG: __nicht__ "verschlüsselt" nennen - wir haben **keine** technischen Möglichkeiten, die E-Mails zu verschlüsseln! Das ist etwas anderes als Dateien mit einem Passwort zu sichern. \\ Das ist nicht optimal, aber eine Lösung, die wir ausnahmsweise anbieten können. \\ ==== Befunde/Ergebnisse von Untersuchungen per Email ==== Gleiches gilt für das Teilen von Untersuchungsdaten, z.B. Befunde oder Beurteilungen zur Tropentauglichkeit: **Wir bevorzugen den Versand per Post.** Es ist //nicht// legitim, unseren Patienten Befunde, Ergebnisse oder andere gesundheitsbezogene Daten "//einfach so//" per E-Mail zu senden. Manche Patienten wünschen sich das jedoch ausdrücklich und wir versuchen es, ihnen nicht unnötig schwer zu machen. Darum befindet sich auf den Patientenstammblättern die Option, ein Kästchen mit dem Wunsch zur E-Mail-Übermittelung anzukreuzen. **Nur, wenn dieses angehakt wurde, dürfen ebensolche E-Mails versendet werden!** (Ärzte: bitte unbedingt darauf achten!) Wichtig für den Patienten ist ggf. der Hinweis, dass diese Mails **unverschlüsselt** gesendet werden. Um wenigstens einen kleinen Schutz zu gewährleisten, verschicken wir nur noch **//pass­wort­ge­schützte// PDF-Dateien** (siehe vorheriges Kapitel). //Alternative, wenn vergessen wurde das Kästchen anzukreuzen:// Gleiches Vorgehen wie bei der Identifizierung für Auskünfte, siehe vorheriges Kapitel (Ausweiskopie per Post, wahlweise per Mail). \\ \\ ===== Datenpanne ===== Eine Datenpanne ist ein Vorfall, bei dem unberechtigte Personen Zugriff auf Daten erhalten. In unserem Arbeitsalltag wäre das zum Beispiel der Fall, wenn versehentlich Patientendaten mit unberechtigten Personen, z.B. anderen Patienten geteilt werden würden. Darum ist es auch bei der Rechnungserstellung extrem wichtig, die Dokumente korrekt zu erstellen und auszuhändigen. **__MELDUNG:__** Datenpannen müssen schnellstmöglich, //innerhalb von 72h//, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Eine Überschreitung der Frist kann zu Strafen führen. Darum ist es enorm wichtig, dass der Vorfall //**umgehend**// bei der **Buchhaltung** ([[buchhaltung@bcrt.de|buchhaltung@bcrt.de]]) gemeldet wird. Diese übernimmt die offizielle Meldung bei der Aufsichtsbehörde.\\ **__//Welche Infos benötigt die Buchhaltung?//__** Bitte schickt eine **genaue** Beschreibung des Vorfalls! * Was ist passiert? * Welche Personen sind davon betroffen? * Welche Daten sind davon betroffen? * Wann ist es passiert? Wann ist es aufgefallen? * Wurden bereits Maßnahmen getroffen? Wenn ja, welche? \\ ===== Verschwiegenheitsverpflichtung für Besucher===== Externe Besucher unserer Praxis, die Einblick in unsere Praxis- oder Patienten-Daten bekommen könnten, müssen eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit unterschreiben. Das betrifft zum Beispiel Hospitanten, Praktikanten, Famulanten oder Dienstleister (z.B. Handwerker). Diese Dokumente gibt es separat für jede Praxis:\\ {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_berlin-mitte.pdf |RP Berlin- Mitte}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_berlin-steglitz.pdf |RP Berlin-Steglitz}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_dresden.pdf |RP Dresden}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_duesseldorf.pdf |RP Düsseldorf}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_frankfurt.pdf |RP Frankfurt}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_hamburg.pdf |RP Hamburg}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_koeln.pdf |RP Köln}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_muenchen.pdf |RP München}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_muenster.pdf |RP Münster}}, {{ :reisepraxis:verschwiegenheitsverpflichtung_besucher_bcrt_rp_stuttgart.pdf |RP Stuttgart}} \\ Die unterschriebenen Dokumente werden in einem Ordner vor Ort in jeder Praxis aufbewahrt. Sie müssen nicht mit der Zentrale in Berlin-Mitte geteilt werden. \\ \\ ===== Videoüberwachung ===== Zur Einbruchsprävention findet in der RP Mitte eine Videoüberwachung statt. Erfasst werden der Eingangsbereich der Praxis inklusive der Bereich vor der Rezeption und ein kleiner Teil des Flures vor der Eingangstür. Unsere Mitarbeiter sollen nicht bei der Arbeit kontrolliert werden, daher ist der Bereich hinter der Rezeption geschwärzt. Außerdem findet eine Aufzeichnung nur außerhalb der Geschäftszeiten von 19:45-08:00 Uhr und nur nach ausgelöstem Bewegungsalarm statt. Am Eingang ist ein {{ :reisepraxis:videoueberwachung_informationsblatt.pdf |Informationsblatt }}angebracht. \\ \\ ===== Umgang mit Betroffenenrechten ===== Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt eine schnelle, kostenfreie und transparente Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen. Wir müssen auf Anfragen zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung innerhalb einer Frist von einem Monat reagieren. Leite solche Anfragen immer an [[buchhaltung@bcrt.de|buchhaltung@bcrt.de]] weiter. \\ \\ __**Wichtigste Betroffenenrechte:**__ * **Auskunft (Art. 15 DSGVO):** Recht auf Bestätigung und Kopie der verarbeiteten Daten * **Berichtigung (Art. 16 DSGVO):** Korrektur falscher oder unvollständiger Daten * **Löschung (Art. 17 DSGVO):** „Recht auf Vergessenwerden“ bei unzulässiger oder nicht mehr benötigter Speicherung * **Widerspruch & Widerruf (Art. 7, 21 DSGVO):** Stopp der Datenverarbeitung (z. B. für Werbung) * **Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):** Erhalt der Daten in einem gängigen Format. \\ \\ ===== Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) ===== KI-Tools wie ChatGPT, Copilot, Perplexity oder DeepL können im Arbeitsalltag hilfreich sein. Da bei nicht freigegebenen Diensten Daten an externe Anbieter übermittelt und verarbeitet werden können, gilt: **Die Nutzung von KI-Diensten für dienstliche Zwecke ist grundsätzlich verboten, sofern der jeweilige Dienst nicht ausdrücklich durch die Praxis freigegeben wurde. ** \\ __**Besonders wichtig:**__ * **STRIKTES VERBOT von personenbezogenen & sensiblen Daten:** Es dürfen unter **keinen Umständen** Patienten- Mitarbeiter- und betriebsinterne Daten in KI-Tools eingegeben werden! * Dazu gehören insbesondere: * //Namen, Geburtsdaten, Adressen und Kontaktdaten// * //Befunde, Diagnosen und sonstige Gesundheitsdaten// * //Mitarbeiterdaten// * //interne Dokumente, Verträge und Dienstpläne// * //Zugangsdaten und vertrauliche Informationen// * KI-generierte Inhalte können außerdem Fehler enthalten und müssen vor einer Verwendung immer geprüft werden. \\ \\